2023/12/06

売掛管理とは?目的や流れ・注意点、方法などを詳しく解説

売掛管理

安定した企業経営において「売掛管理」は重要です。「売掛管理」の知識が曖昧な方や、管理フローを見直したい方もいるかもしれません。本記事では、売掛管理の概要・フロー・注意点・方法などを解説します。

目次

売掛管理とは?その目的

売掛管理は、売掛金を確実に回収するために、台帳を用いて顧客や入金日、請求額を管理する方法です。
売掛金とは、企業が顧客から後払いで金銭を受け取ることを指します。たとえば、4月に注文を受けて顧客に納品し、5月にまとめて請求するといった取引が当てはまります。
売掛金のメリットは、請求を後からまとめて行うことで経理の負担が減る、管理がしやすいなどです。
しかし、納品から入金までにタイムラグが生じる売掛金には、資金繰りを行き詰まらせるというリスクがあります。企業の資金繰りを安定させるためにも売掛管理は重要になります。

売掛管理作成のフロー

フローが曖昧なまま売掛管理をすると、売掛金の回収漏れが発生してしまうかもしれません。作業や確認の手間を増やさないように、以下で紹介するフローを参考にしてください。

①売掛管理台帳を作成する

売掛管理は、台帳での管理が一般的です。この台帳は「売掛金台帳」と呼ばれます。売掛金台帳は1冊に全顧客の支払い状況をまとめて記載します。
台帳を作成する場合は、以下の項目を設定してください。

  • 顧客情報
  • 取引日
  • 商品の名称
  • 商品数と単価
  • 請求金額
  • 入金予定日
  • 入金日
  • 入金額

②請求書を発行し顧客に送付する

売掛管理の台帳が準備できたら、納品書の控えを元にして、顧客に請求書を発行します。売掛金を回収するために、請求書は漏れなく発行しなければなりません。
その後、あらかじめ設定した台帳の項目に、請求金額や入金予定日などの詳細を記載します。
請求書は、不備がないように、営業担当と経理でうまくコミュニケーションを取りながら作成しましょう。

③入金を確認する

入金期日を迎えたら口座情報を照会し、入金されているかを確認します。
入金確認は、預金通帳の記帳・銀行からのFAX・インターネットバンキングなどで行えます。特におすすめなのが、インターネットバンキングによる確認です。リアルタイムで入金を確認できるため、銀行に行く必要がありません。適時入金状況を確認したい場合は、ぜひインターネットバンキングを利用してみてください。

④入金消込をする

入金消込とは、入金が確認できた時に、売掛金のデータを台帳から消す作業を指します。
売掛金のデータを残していると、未回収と勘違いされてしまいます。入金されたら確実に入金消込をしてください。入金消込は、振込名義人と入金された金額が一致しているかをよく確認してから行いましょう。

⑤未回収債権の対応

期日までに全額入金されない、または入金はされたが売掛金に満たなかった場合は、入金を促しましょう。入金が行われないと企業の負債が膨らんでしまいます。そのため、売掛金は確実に回収してください。
入金を依頼してから日数が経っても入金されなければ、内容証明郵便を送る、商品提供を止めるなどの対応が必要になる可能性もあります。

売掛管理をする際の注意点

売掛金は、確実に回収しなければなりません。ここでは、売掛金の回収漏れを防ぐために気をつけることを解説します。

①顧客情報を一元管理する

顧客が法人なら、1つの企業に対して顧客IDを付与し、顧客情報を一元で管理するようにしてください。
BtoBの取引では、1つの企業から複数の案件を受注することがあります。台帳の入力方法によっては、同じ企業からの取引にもかかわらず、複数社と取引していると認識されてしまうかもしれません。すると、取引している顧客数と誤差が生じたり、請求書の発行や売掛金回収の手間が増えたりします。
このような事態を防ぐためにも、顧客情報は一元管理をしましょう。

②顧客ごとに締日や入金日を把握する

締日や入金日は、企業ごとに支払いスキームが異なります。営業担当と経理で連携をして、顧客ごとに把握をしましょう。
例えば、締日には15日、20日、月末などの種類があります。これを知らずに請求書を発行すると、指定した入金期日までに入金されず、回収できない期間が長引いてしまう恐れがあります。そのため、請求書を発行する前に、顧客に締日や入金日を確認することが重要です。

③未回収顧客が一目で分かるように管理する

未回収の顧客が一目で分かるような管理を心がけましょう。
入金が遅延している顧客のリストを作る、台帳の文字や背景を色付けて目立たせるなどの管理がおすすめです。自社の資金繰りを問題なく行うためにも、漏れがないように工夫してください。

④未回収の場合は遅延理由や再回収の日程を確認する

入金期日を迎えても入金されなければ、営業担当に督促を依頼してください。
合わせて、遅延理由や再回収の日程も尋ねてもらいましょう。原因が分かれば、今後に向けて対策ができます。
また、複数案件のうち、一部しか入金されなかった場合は、どの売掛金が回収できていないのかを明確にします。顧客と認識の差があるのか、請求書の発行が漏れているのかといった点も確認しましょう。

売掛管理の方法

売掛管理の方法には、エクセルまたは販売管理ソフトの2つがあります。ここでは、それぞれの管理方法を解説します。管理方法を検討する際の参考にしてください。

①エクセルで管理する

中小企業はエクセルで売掛管理をする場合が多いです。
エクセルでは、顧客情報などの必要な項目を自社で設定して、手入力で管理します。台帳作成における自由度が高く、自社に適した項目を設定できるというメリットがあります。経理部門に限らず、経営層や営業部門との情報共有にも役立つでしょう。
加えて、エクセルなら顧客名の事前入力や関数の使用により、より効率よく管理できます。しかし、作業負担が増えるというデメリットも生じます。また、台帳を複数のシートに分けると、シートを交互に見る作業が発生して漏れが出てくるかもしれません。ミスを防ぐために、1つのシートで管理するようにしてください。

②販売管理ソフトで管理する

販売管理ソフトは、記帳や仕訳、帳簿作成など、販売管理全般の業務を自動化・効率化させるシステムです。
手入力の負担を減らしたい、他の業務と合わせて効率化を図りたいのであれば、販売管理ソフトを使った管理がおすすめです。必要最低限の項目が整っているため、台帳作成が簡単にできます。入出金を記帳することで、自動的に売掛金を管理、消込できるソフトもあります。
ただし、販売管理ソフトは、販売管理全体の効率化を図るシステムです。売掛管理は、あくまでも補完的な役割であることを念頭に置きましょう。

売掛管理で販売管理ソフトを使うメリット

エクセルでの台帳管理には手間がかかります。販売管理ソフトを導入するか迷っている方もいるでしょう。ここからは販売管理ソフトを導入するメリットについて、詳しく説明します。

①未回収の確認作業の効率化ができる

販売管理ソフトは、期日到達後も未回収の売掛金を通知で知らせてくれます。未回収の確認作業を効率化したい時にはぴったりです。
エクセルでの管理では、自らエクセルを開き、多くのデータから1件ずつ確認しなければなりません。確認漏れが発生したり、他の作業に手が回らなくなったりするでしょう。販売管理ソフトを導入することで、漏れのリスクを減らしつつ、業務を効率化できます。

②入金消込作業の負担が軽減できる

売掛管理における入金消込作業は、重要な作業ですが手間がかかります。
顧客から入金後、入金された金額・振込名義人を確認し、入金消込する必要がありますが、件数が多ければその分負担がかかります。エクセルだと、特定のバージョンでは共同作業できますが、そうでなければ1人で作業するため、負担はさらに増すでしょう。
販売管理ソフトでは、インターネット環境があれば複数人での同時作業が可能で、分担をして作業を行えます。また、入金消込を自動化できる販売管理ソフトもあります。こういったソフトを使えば作業が大幅に軽減できるでしょう。

③リアルタイムで売掛管理の状況を把握できる

販売管理ソフトとインターネットバンキングと連携させれば、入金状況をリアルタイムで確認できます。さらにその情報を売掛管理にも反映させられます。
銀行に行かずとも入金管理ができる、確認漏れが防げる、売掛管理の状況を最新状態に保てる点がメリットです。
売掛管理は、企業の経営状況にも関わる重要な業務です。入金遅延のトラブルや資金繰りの悪化を防ぐためにも、リアルタイムで債権の管理ができる販売管理ソフトの利用を推奨します。

売掛管理で販売管理ソフトを使うデメリット

販売管理ソフトの導入はメリットばかりではなく、2つのデメリットがあります。事業規模や従業員の業務負担を踏まえて、導入するかどうかを検討してください。

①コストがかかる

販売管理ソフトは、ソフトウェアを提供しているベンダーから初期費用や月額を払って導入します。そのため当然コストがかかります。
エクセルで管理している場合、費用はかかりません。エクセルから管理ソフトに移行するには、新たな経費を確保する必要が出てきます。
販売管理ソフトには、クラウド型とインストール型の2種類があります。クラウド型は、月契約もあれば年単位の契約もあり、長期的なランニングコストがかさみやすいです。ただし、ベンダーにバージョンアップや運用をしてもらえるため、導入までがスムーズで特別な知識も要りません。
一方インストール型は、初期の購入費用のみで導入できます。ただし、バージョンアップや運用を自社でしなければならず、運用できる人材が必要です。

②慣れるまでに時間がかかる可能性がある

新しいソフトを導入すると、今までの売掛管理の運用ルールを見直したり、操作方法を覚えたりしなければなりません。そのため、ソフトウェアを使いこなすまでには時間がかかります。
導入の初期は、作業効率が上がりにくい旨を考慮しましょう。操作が簡単なソフトを選ぶ、説明会や研修を開催する、といった工夫もしてみてください。

売掛管理に使う販売管理ソフトの選定ポイント

販売管理ソフトのメリット・デメリットを考慮したうえで、導入を検討する方もいるのではないでしょうか。しかし、販売管理ソフトには多くの種類があります。何を選べばよいか迷うかもしれません。
ここからは、販売管理ソフトの選定ポイントをお伝えします。

①必要な機能があるか・カスタマイズできるか

販売管理ソフトには、売掛管理以外にも、決算書の作成や税務申告などさまざまな機能があります。ソフトごとに機能や強みが異なるため、まずは売掛管理ができる販売管理ソフトであることを確認してください。
また、販売管理ソフトを探す前に、自社の効率化したい業務や課題点の洗い出しを行いましょう。売掛管理もできて、他の業務も効率化できるソフトが理想です。
しかし、中には既に導入しているシステムもあるかもしれません。その場合は、他のシステムと連携できるソフトを選ぶと便利です。

②今までのデータを移行できるか

エクセルのデータを販売管理ソフトにインポートできるかを事前に確認しておくのもおすすめです。
エクセルから販売管理ソフトに運用を移行しても、直前までに発生した売掛金のデータはエクセルにあります。エクセルと販売管理システムの両方で管理すると、回収漏れにつながる可能性も生じます。一括でデータを移行できるものを選びましょう。

③サポート体制が充実しているか

販売管理ソフトを安心して導入するためにも、サポート体制が充実していることは重要です。
導入した後、使い方が分からずトラブルが発生するかもしれません。使いこなせなければコストをかけた意味が薄れてしまいます。また、トラブルに対応できなければ上手く機能しないでしょう。
事前に、サポートの受付時間や範囲について調べておくようにしてください。プランごとにサポートの詳細が異なるケースもあります。

④無料トライアルができるか

使いやすい販売管理ソフトを選ぶためにも、無料トライアルがあるものを選び、実際に試すようにしてください。 無料の期間は1か月や数ヶ月など、提供会社ごとに異なります。ただし、無料トライアルは使える機能には制限がある場合が多いです。
使いやすさは従業員がソフトに慣れるスピードにも関わるため、無料トライアルは積極的に活用していきましょう。

まとめ

売掛管理は、台帳を用いて売掛金を管理することをいいます。顧客から確実に入金してもらい、企業の資金繰りを安定させるために重要な業務です。
エクセルで売掛管理をしている場合、入金の確認や消込作業に負担を抱える企業も少なくありません。作業を効率化するためにも、販売管理ソフトを導入してみましょう。
このブログは、株式会社フリーウェイジャパンが運営しています。当社では、無料で使えるクラウド型の販売管理ソフト「フリーウェイ」を提供しています。お困りの際は、お気軽にお問い合わせください。

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