2023/12/06

発注と注文の違いは?発注フローと発注書の作成方法を分かりやすく解説

発注と注文の違い

商品の購入やサービスの依頼をする際、「発注」や「注文」という言葉がよく使われます。皆さんはこの2つの用語の違いを知っているでしょうか。
この記事では発注と注文の違いを解説します。その他、発注のフローや発注書を発行する意味、作成方法についても紹介します。

目次

発注と注文の違いを解説

「発注」と「注文」は、いずれも「商品やサービスの購入の申込み」を意味する言葉です。
両者の間に厳密な区別はありません。しかし、ビジネスでは使い分けられることがあります。
「発注」は事業者の依頼に対してよく使われます。一方、「注文」は個人が商品などを求める際に用いられやすいです。
また、個人でも専門家に仕事を依頼する時には「発注」を用いたり、単に「依頼」という言葉を使ったりすることもあります。

発注書・注文書・依頼書の違い

「発注書」と「注文書」に関しても厳密な区別はなく、法的にも明確な定義はありません。
ただし、事業者が個人や法人にサービスの提供を求める場合には「注文書」ではなく「発注書(または依頼書)」が使用されます。法的には「発注書」が「注文書」として取り扱われています。
「依頼書」は社内外の個人・法人含め、広く業務を依頼する際に使用される書類です。依頼書は商品ではなく業務やサービスが対象になります。例えば、社内で購買部門に発注を依頼するような書類は「発注依頼書」と呼ばれます。

発注フロー

事業者が商品やサービスを発注するには、発注先の選定から支払いまで決まった手順で取引を進めなければなりません。
ここでは、間違いやトラブルを防ぐために必要な発注フローを解説します。

①見積依頼

最初に見積依頼をします。新しく取引する業者に対しては、見積もりの前に契約が可能かどうかの打診を行います。
業者から見積書を受け取った際は、商品やサービスの明細・単価・数量・合計金額・税額などが含まれていることを確認してください。
また、複数の業者に見積もりを依頼する相見積もりを行うこともあるかもしれません。見積書の内容を比べて、条件が合う業者を選びましょう。
見積の内容や金額に納得できなければ、条件を変えてもらうなどして、見積依頼を複数回実施する場合もあります。

②発注(発注書発行)

見積書の内容に双方が合意すれば、正式に発注をします。
発注書がなくても契約は成立するため、発注書の発行が省略されることもあります。
ただし、発注内容や金額の認識の食い違いによるトラブルを防ぐには、発注書の発行が欠かせません。
原則として、発注書の内容や金額は見積書と一致している必要があります。発注先に無断で内容や金額を変更しないようにしましょう。

③納品と検品

発注した品が届いたら、すぐに検品をしてください。検品とは、納品物に問題がないか、そして発注書の内容と相違がないかを確認する作業です。
納品物の内容や数量などに問題があれば、速やかに発注先に問い合わせをしましょう。

④支払い

検品で問題がなければ、支払い処理を実施します。
すぐに支払い処理ができない場合には、見積もり依頼時に発注先に示して了承を得ましょう。
発注先が入金を確認したあと領収証を受け取り、取引は終了です。

発注書を発行する理由

発注書に発行義務はありません。口頭のやりとりでも契約は成立しますが、「言った言わない」のトラブルを避けるためにも発行が望ましいといえます。
なお、親事業者が下請事業者に交付する注文書(発注書)は、下請法において発行義務が課されており、記載事項も定められています。

参考:公正取引委員会「下請法 知っておきたい豆情報 その1:発注書面の交付義務について

発注書の作成と管理

発注書を作成・管理する方法を解説します。
発注書の必要事項や書式には法的な定めがありませんが、保存形式や保存期間には定めがあるため注意してください。
近年はPDF形式で作成・保存するなど発注書の電子化が進んでいます。電子化をすることで業務効率を改善できます。発注システムの導入なども検討してみると良いでしょう。

①必要事項

発注書の書式に決まりはありません。しかし、取引のトラブルを防止するために、以下の内容を記載するようにしてください。

  1. タイトル(「発注書」「注文書」など)
  2. 宛先(企業名・担当者名)
  3. 発注日
  4. 発注番号
  5. 発注内容明細

    ・品番 ・商品名 ・単価 ・数量 ・小計 ・消費税額 ・合計金額

  6. 支払い条件
  7. 納期
  8. 納品場所

発注内容・支払い条件・納期・納品場所などは、見積書と整合しているかを確認しましょう。

②媒体

発注書の発行に使用する媒体には以下のようなものがあります。

  • 紙媒体(伝票)
  • FAX
  • メール
  • ファイル(Web・クラウド)

発注書は、メールに直接書く形でも問題ありません。ただ、保存・管理などの一元化、効率化を考えるとPDF形式が良いでしょう。
PDF形式で発注書を作成すると、取引によっては自社(または相手先)のWebサイトやクラウドサービスを利用して送付することも可能です。汎用性が高く効率的と言えます。

③書式例

発注書は、前述の必要事項が網羅されていればどのような書式でも問題ありません。ここではメール送付における書式を紹介します。

//////////

〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇 様

お世話になっております。□□□□株式会社の〇〇です。
先日は△△の御見積書を送付いただきありがとうございました。

つきましては発注させていただきたく、ご連絡をいたします。
発注書を添付しましたので、ご確認をお願いいたします。

<添付内容>
△△発注書(PDF) 1通

恐れ入りますが、〇月〇日までに弊社倉庫へ納品くださいますよう、お願い申し上げます。

内容にご不明点がございましたら、ご連絡をお願いいたします。

//////////

④保存形式

発注書は「国税関係書類」の「取引関係書類」として「注文書」にあたり、電子帳簿保存法の対象文書です。電子データの注文書も「電子取引」として対象文書に該当します。
発注書を保存する方法は、電子帳簿保存法により以下の3種類に定められています。

  1. 紙をファイリングする
  2. 紙をスキャンした電子データ(例えばPDF)を保存する
  3. やりとりした電子データのまま保存する

参考:弥生株式会社「2022年施行の改正電子帳簿保存法で注文書の保存方法はどう変わる?

⑤保存期間

発注書の保存期間は税法で定められていて、法人と個人で異なります。

  • 法人:7年(欠損金がある年度の書類は10年)
  • 個人事業主(青色申告):5年

また、帳簿の保存期間は個人事業主でも7年です。発注書の保存は7年にすることをおすすめします。

発注書作成の注意点

紙の文書で発注を実施する場合、次の例では収入印紙の貼付義務があります。ただし電子データは不要です。

  • 基本契約によって発注書(注文書)で契約が成立する旨が合意されている
  • 見積書に対する申し込みであることが発注書(注文書)に明記されている
  • 取引する双方が署名または捺印をしている
  • 商品カタログを見て発注する(物品の譲渡契約)

収入印紙の貼付を怠りると追徴課税の対象になるため、注意が必要です。

まとめ

「発注」と「注文」には厳密な区別がなく法的な定めもありません。多くの場合、発注側が事業者なら「発注」、個人なら「注文」で使い分けられています。
事業者による発注書の作成は義務付けられていませんが、トラブル防止のため作成が望ましいです。また、発注書の保存形式や保存期間には定めがあります。法律を守り、正しく運用するようにしてください。

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