月次決算を早期化させるには？具体的な方法を解説

月次決算とは？目的とは？

月次決算はその名の通り、月ごとに決算を行う管理会計の1つです。
会社には、月次決算を行う義務はありません。しかし、月次決算は年度末の決算における手間を分散するメリットがあるほか、会社の財政状況と経営成績を季節ごとに把握できるメリットもあります。

月次決算を行えば事業戦略をリアルタイムに検討できるため、経営戦略上においてとても重要な業務であり、多くの会社で実施されているのです。
年次決算は、会社の財務状況や経営状態を取引先や株主などに公開することが目的であるため、実施方法は諸規則に則って行われます。一方、月次決算は主に経営判断のために任意で行われるため、必要な情報に絞って実施することもできます。

月次決算を早期化するためのポイント

月次決算は会社の経営戦略において、さまざまなメリットをもたらします。
経営戦略を立てる上で必要なものは新鮮な情報であり、月次決算は早期化させることが非常に重要です。
月次決算を早期化するための、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

自動化、システムへの切り替え

月次決算を早期化させるためには、経理処理業務の効率化が不可欠です。
これまで手作業で行っていた請求書や経費などの処理を自動化し、会計システムと連動させることで、業務の効率化を図ります。

また、経理処理をする過程で避けて通れないものが、ヒューマンエラーです。自動化の移行が進んでいない会社は、ヒューマンエラーへの対応に多くの時間を割かざるを得ません。手作業で行っている処理を可能な限り自動化できれば、多くのヒューマンエラーを削減できるでしょう。
この機会に、経理業務において自動化できるものは全て切り替えを検討しましょう。

誰でもできる業務へ

決算処理は煩雑であるため、どのようにしても経験のある社員が受け持つことが多くなり、結果として属人化しがちです。属人化が加速すると経験の少ない社員が入り込む余地が狭くなり、さらに属人化が進んでしまう悪循環に陥ります。

このような場合には、業務を簡易にして標準化しましょう。
標準化のため、業務に携わる全ての社員に聞き取りをし、全ての業務を棚卸しして整理します。棚卸しした上で複雑で属人化している業務が見つかれば、今後誰にでもできるよう簡易な作業に分解してマニュアル化します。また、誰でも同じクオリティの作業ができるように、外部管理システムの導入を検討しましょう。

社内ルールの策定と徹底

伝票や経費処理の遅れは、月次決算の早期化を阻む大きな要因です。
月次決算の早期化を目指すためには、請求書や経費などの処理が遅れないようにするための社内ルールを策定します。各部署に対し、伝票や請求書、経費精算の処理に関して締切日を設定しましょう。

ただし、設定するだけでは不十分であり、設定した締切日を各部署に徹底的に守らせることがとても重要です。
また、誰でも分かるように処理マニュアルを策定するとともに、営業担当者に対してマニュアル通り履行することも徹底しましょう。

入力とチェックを分業する

どのようにしても起こり得るヒューマンエラーを減らすためには、入力のダブルチェック体制を取ります。
少数の同じメンバーで作業する場合、入力者とチェック者が同じになることがあり、ミスに気づきにくい場面が発生します。入力ミスを発見しヒューマンエラーを回避するためには、入力者とチェック者を別にして、それぞれの役割に専念することが大切です。
また、各部門の役割や責任範囲の明確化が、さらなるヒューマンエラーの防止に役立ちます。

何よりも企業トップの意識改革が必要

ここまで挙げた対策は、経理担当者のみが意図して実行できるものではなく、企業トップの決断と行動が不可欠です。企業トップ自らが月次決算早期化の重要性を認識し、意識改革を行いましょう。

そのためには、現場の声を聞き、必要であれば新しいシステムやパッケージの導入を積極的に検討します。また、月次決算の早期化は部署間の連携や各社員の協力のもとで行う必要があります。
外部システムやパッケージの導入、各社員への協力の要請などを企業のトップ自らが不退転の意思を持ち、トップダウンで実行することが大切です。

月次決算を早期に行うメリット

月次決算の早期化は、正確で迅速な経営判断に直結するため、会社の戦略上とても重要な意味を持ちます。
月次決算を早期化することで得られるメリットを把握して最大限に享受し、さらなる会社の発展につなげましょう。

現状の把握ができる

月次決算を早期化すると、リアルタイムで財務状況や経営成績を把握できます。
月次決算では外部に提出できるほどの本格的な資料を作成するため、会社の現状を細かく分析できるのです。

安定した経営を実現するためには、戦略の軌道修正を早く行うに越したことはありません。月次決算を早期化させることで、リアルタイムで会社の現状を把握できます。
経営戦略の軌道を修正するべきかどうか、タイムリーに正しく判断しましょう。

事前の計画と進捗状況の差異が把握できる

月次決算早期化の大きなメリットは、事業計画と経営成績の差異がどの程度あるかを客観的に、かつ早い時期に把握できる点です。
年次決算の情報だけで経営判断をする場合、軌道修正を行っても既に手遅れの危険性があります。月次決算の早期化を実現すると、予算の達成状況をリアルタイムに把握できるのです。
月次決算を早期化すれば、もし予算未達成であったとしても経営陣による速やかな軌道修正が可能なため、経営の安定化に役立ちます。

資金繰りに関する現状を正確に把握できる

リアルタイムな資金繰りを正確に把握する上でも、月次決算の早期化は欠かせません。
黒字でも倒産する会社があるように、会社にとって資金繰りの把握はとても重要な仕事の1つです。また、会社の資金状況を毎月把握することは、年次予測を立てやすくするという点でとても有効であり、1年後に会社の資金状況がどのようになっているかを予測する精度が大きく高まります。
もし将来的な資金調達が不可欠と判断すれば、取引先の銀行に対して早めに手を打てるでしょう。

会計におけるミスを早期に発見できる

月次決算の早期化は、会計ミスを早期に発見することにも役立ちます。
経理作業の多くはマンパワーに頼る部分が大きく、人為的なミスを完全に無くすことは不可能です。人間はミスをするとの前提の上に立てば、ミスをいかに早く発見できるかが鍵になることは明白です。

年次決算でのミスは大きなトラブルに直結し、会社の信用を落としかねません。その点、月次決算において月ごとに細かく集計すればミスを早期に発見でき、大きなトラブルになることなくリカバリーが可能です。

金融機関からの信用が上がり融資が増える

銀行をはじめとする金融機関からの融資は、企業にとって生命線であることが多く、取引先金融機関との良好な関係性を保つことは会社にとって非常に重要です。
月次決算の早期化は、結果として銀行からの融資増加につながります。
融資を受ける際には、取引先金融機関から月次資料の提出を求められることがあります。その際に、毎月の決算を早く正確に行っていることをアピールできれば、取引先金融機関からの信用が上がり、融資査定に良い影響が期待できます。

月次決算が遅れてしまう原因

自分の会社で月次決算の早期化がなかなか進まず、頭を抱えている担当者も多いのではないでしょうか。
ここでは、月次決算の早期化が実現できていない場合、どのような点を改善すればよいかを解説します。
月次決算が遅れてしまう原因はどこにあるかを、詳しくチェックしましょう。

部署間の数値報告が遅れる

月次決算の早期化には、部署間におけるスピーディな数値報告が不可欠です。
何度催促しても数値報告がなかなか実行されない背景には、締日や基準などの社内ルールが明確でないケースが多くあります。各部署の営業担当は多忙な中で業務の優先順位を決めるため、数値報告の優先順位が曖昧であれば後回しにされる可能性が高くなります。

また、単純に伝票の処理が遅いという理由もありうるでしょう。
いずれも、営業担当による月次決算早期化に対しての意識の低さが問題といえます。

集計に時間を要する

月次決算の早期化ができない原因の1つとして、経理担当者が行う集計作業に多くの時間を費やしている恐れがあります。
経理担当者に対して数値報告をする各部門の営業担当者が、手作業や表計算ソフトなどでそれぞれバラバラな方法で数値管理を行っていれば、提出された数値の集計に時間がかかります。また、営業担当者が手作業で行う数値処理にはミスが多く、ミスの修正や確認にも多くの時間を要します。

他にも各部署の営業担当者が扱う売上と原価を管理するシステムや仕組みが、部門ごとに違っていれば効率化を妨げる原因になります。

特定の知識や経験を持った従業員に依存している

経理処理はとても複雑であり、一定の経験と知識が必要です。そのため、多くの会社では、特定の知識と経験を持った社員しか業務に携われない仕組みになっています。ベテラン社員が仕事を抱え込み、経験の浅い新人が遠慮してしまう状態です。
この状態が続くと、経理業務がより属人化し新人が経験を積む機会を失います。非常に深刻な状況であり、年月が経つほど改善が難しくなるでしょう。

集計ミスにより修正に時間を要する

月次決算を行う際、とても多くの時間を要する作業は、集計ミスの把握と修正です。ミスの発見が遅れると、月次決算に間に合わなくなります。手作業が多い場合には、ミスが起こる確率がより高くなります。

昨今の人手不足も重なり、多くの会社では入力する社員とチェックする社員は同じです。同じ社員が入力とチェックをすると、複数人によるダブルチェックに比べてミスに気づきにくくなります。

どのように工夫をしても、作業をするのが人間である以上は必ずミスは起こります。いかにミスを減らせるかが、今も昔も変わらない決算の大きなポイントです。

まとめ

月次決算の早期化は、会社の経営戦略上において急務の課題といえます。
月次決算の早期化が実現できていない場合には、早急に原因を把握して早期化を実現するための道筋を立てることが重要です。企業トップ自らが月次決算早期化の重要性を認識して行動し、実現を達成することで多くのメリットを手に入れられます。
月次決算の早期化を達成して、会社のさらなる成長につなげましょう。

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